Заверение скан-копии документа — важный процесс, который гарантирует её законность и достоверность. Есть несколько способов заверения, каждый из которых применяется в зависимости от ситуации и требований. Рассмотрим основные варианты.

1. Нотариальное заверение

Самый надёжный способ — это обращение к нотариусу. Нотариус заверяет подлинность копии документа, подтверждая, что она соответствует оригиналу. Процедура включает:
— Представление оригинала документа нотариусу.
— Проверку соответствия копии оригиналу.
— Подписание и проставление штампа нотариуса на копии.

Этот метод чаще всего используют для особо важных документов, таких как договоры, свидетельства о рождении, смерти, браке и т.п.

2. Самостоятельное заверение

Если нет возможности обратиться к нотариусу, можно заверить копию самостоятельно. Такой способ подходит для менее критичных случаев, например, при передаче документов внутри организации или для использования в некоторых административных процедурах. Процесс выглядит так:
— Сделайте качественную скан-копию документа.
— Распечатайте её.
— Поставьте на каждом листе надпись: «Копия верна», укажите свою должность (или статус, если физическое лицо), фамилию и инициалы, поставьте подпись и дату.
— Если организация имеет печать, поставьте её рядом с надписью.

3. Заверение копии работодателем

Если документ относится к вашей работе или учёбе, его может заверить ваше руководство или учебное заведение. Процесс схож с самостоятельным заверением, но дополнительно добавляется информация о должности заверителя и ставится печать организации.

4. Заверение электронной копии

Если вы используете электронную копию, её можно заверить с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Эта подпись придаёт документу такую же юридическую силу, как и обычная подпись на бумаге. Чтобы заверить электронную копию таким способом:
— Отсканируйте документ.
— Создайте файл в нужном формате (чаще всего PDF).
— Подпишите его с использованием УКЭП через специализированное программное обеспечение.

5. Заверение через МФЦ или органы власти

Некоторые государственные учреждения, такие как многофункциональные центры (МФЦ), могут оказывать услуги по заверению копий документов. Процесс похож на нотариальное заверение, но стоимость ниже, а иногда услуга оказывается бесплатно.

Когда нужен тот или иной способ?

— Нотариальное заверение требуется для официальных процедур, таких как сделки с недвижимостью, оформление наследства, бракоразводные процессы и т.п.
— Самостоятельное заверение подойдёт для внутренних нужд организации или в ситуациях, когда официальный статус документа не столь важен.
— Заверение работодателем удобно, если документ связан с вашей работой или учёбой.
— Электронная подпись необходима для взаимодействия с государственными органами и организациями, принимающими документы в электронном виде.

Дополнительные советы:

— Всегда проверяйте требования той инстанции, куда вы подаёте документы. Иногда они могут различаться.
— Сохраняйте оригиналы документов, даже если планируете использовать копии.
— Убедитесь, что копия сделана качественно и все важные элементы видны чётко.

Заверяя скан-копию, выбирайте подходящий способ исходя из целей и важности документа.