Оформление письменных доказательств играет важную роль в судебном процессе, так как они служат основой для обоснования позиций сторон. Вот основные рекомендации по правильному оформлению письменных доказательств:

1. Подлинники и копии

Подлинник документа предоставляется в суд в тех случаях, когда это обязательно по закону или когда невозможно обойтись копией. Во всех остальных случаях достаточно представить копию документа, однако она должна быть заверена надлежащим образом:
— Нотариальное заверение копии, если это требуется по закону.
— Заверение копии организацией, выдавшей документ (например, бухгалтерией компании), если это касается внутренних документов организации.
— Простое заверение копии истцом или его представителем с указанием даты и подписи.

2. Требования к содержанию

Каждый документ должен содержать четкую и полную информацию, позволяющую идентифицировать его происхождение и содержание. Основные элементы, которые должны присутствовать в документе:
— Дата составления.
— Название документа (например, договор, акт, счет-фактура).
— Полные реквизиты сторон (ФИО, название организаций, адреса, контактные данные).
— Суть документа (что именно фиксируется, какие обязательства или факты установлены).
— Подписи и печати (при наличии).

3. Переводы иностранных документов

Если документ составлен на иностранном языке, необходимо приложить его перевод на русский язык. Перевод должен быть выполнен квалифицированным переводчиком и заверен нотариусом или иным уполномоченным лицом.

4. Хранение и подача документов

Все письменные доказательства должны быть аккуратно подготовлены и поданы в суд в установленном порядке. Обычно это делается следующим образом:
— Комплект документов собирается в хронологическом порядке или по категориям (например, сначала договоры, потом акты, затем переписку).
— Каждый документ нумеруется и прилагается к исковому заявлению или другому процессуальному документу.
— В тексте искового заявления или ходатайства указывается перечень приложений с описанием каждого документа.

5. Оформление приложений

Приложения к иску или ходатайству оформляются отдельным листом, где перечисляются все документы с указанием количества листов. Этот список прикладывается к основному документу и служит своего рода «оглавлением» для судьи.

6. Использование технических средств

В современном мире многие документы существуют в электронном виде. В таком случае допускается предоставление их в формате PDF или другого цифрового формата, если это разрешено правилами суда. Однако лучше всего распечатывать электронные документы и подавать их в печатной версии.

7. Проверка подлинности

Суд вправе потребовать подлинники документов для проверки их подлинности. Поэтому рекомендуется сохранять оригиналы всех важных бумаг до окончания судебного процесса.

Пример оформления письменного доказательства:

—

Приложение №1 к исковому заявлению

1. Договор поставки №123 от 01.10.2023 г. (копия) — 3 листа.
2. Акт приема-передачи товара №456 от 15.11.2023 г. (копия) — 2 листа.
3. Счет-фактура №789 от 20.12.2023 г. (оригинал) — 1 лист.

Итого: 6 листов.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно оформить письменные доказательства и обеспечить их признание судом.